Los email son incompatibles con mis vacaciones

Hoy en día los ordenadores son, quizás, la herramienta más importante para prácticamente todos los puestos de trabajo de oficinas. Y con ello el programa que nos gestiona los correos electrónicos, los emails. La comunicación, el intercambio de información y datos, la gestión, la administración, y mucho más se distribuye mediante o se basan en los emails. No me imagino el trabajo sin ellos. Y es aquí donde tengo una inquietud. Cuando estoy fuera unos días, la entrada de emails en mi bandeja se siguen acumulando. Programar una contestación automática que indica que estas fuera no ayuda tampoco a reducirlos durante mi ausencia de mi oficina.

Obviamente, en estos tiempos que se imponen las nuevas formas trabajar el lema ha pasado de “ir a la oficina a trabajar” a “la oficina está donde estás tu”. Para ello disponemos de muchos gadgets tecnológicos que nos hace estar comunicado y conectado continuamente. Pero debemos reconocer que es bueno desconectarte, nunca mejor dicho. No puedo o no quiero. Y no es porque tengo estarlo. Os lo explicaré.

En primer lugar me gustaría conocer la media del número de emails recibido por todo aquellos que trabajan en empresas o de forma independiente (free-lance, autónomos, etc.). Os cuento la mía. Dependiendo del día de la semana me entran unos 130 emails al día. No sé, si estoy por encima o por debajo de la media.

Os invito a rellenar la encuesta para conocer la media y poder evaluar donde estamos. Si resulta que estemos muy por encima es recomendable hacer un auto-análisis de donde nos llegan nuestros correos y evaluar de este modo si deberíamos reducir el número de ellos que recibimos. ¿cómo?

  • Eliminando (o saliendo de) grupos de linkedin, viadeo, google+, etc. que podamos considerar innecesarios.
  • Crear reglas para eliminar automáticamente ciertos correos de ciertas fuentes o personas.
  • Aumentar los niveles de seguridad de nuestro software de emails para bloquear automáticamente os más sospechosos.
  • Otros.

Muy bien. ¿Pero que hacemos en vacaciones? Yo no me atrevo irme sin dedicarle media hora al día a revisar los emails. No para contestar (que también lo hago en casos urgentes o sencillos) pero para eliminar todos aquellos que no quiero ver en ese momento o en ningún momento, ordenarlo para leerlo cuando vuelva, etc. Si no hago ese ejercicio diario de media horita, cuando vuelva de mis queridas vacaciones o de una escapada de cuatro días tengo un número muy elevado de emails. Este número es equivalente a:

n días x M.emails/día

(los días que he estado fuera multiplicado por mi media de emails por día)

Por ejemplo, si me voy 10 días tengo que revisar unos 1.300 emails. Es deprimente. No quiero.

El tema que me inquita es si existe alguna forma de evitar este problema. Siempre me he preguntado como lo harán los demás. Seguro que debe existir alguna forma sencilla. Os invito a compartir vuestros métodos.

Espero recibir muchas respuestas para poder ofrecer a todos unos resultado creibles de las medias y poder hacer un auto-análisis de la recepción de emails.

Gracias.

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Archivado bajo autónomo, emprendedor, empresa, productividad, Uncategorized

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