¿Cómo mejorar la comunicación con tu jefe?

En el momento que tu superior, es decir: tu jefe, se te acerca con una cara seria pero con sonrisa picara y te suelta una frase como:

tras tanto tiempo trabajando duro a mi lado ha llegado el momento”; o “voy a darte una oportunidad para que me demuestres si puedo confiar en ti”; o algo similar, y te delega el desarrollo de un plan de acción, un plan de un proyecto, una presentación, o cualquier cosa que vas a poder crear tu solito bajo su “distante” supervisión.

Hasta aquí todo bien. Pero todo tiene sus peligros y, aunque te haya puesto al día, tu jefe maneja mucha más información que vas a necesitar para no fastidiarla e impactarle de verdad. Necesita poder atraer su atención cuando lo precises y mantenerla durante todo el desarrollo de tu proyecto.

¿Cómo hacerlo? Os doy 5 consejos para mejorar la comunicación.

1.  Evaluaciones preliminares de los puntos claves en el proceso de desarrollo

Debes encontrar momentos bis a bis con el/ella para repasar los puntos claves y poder mejorar el desarrollo y/o implantación del proyecto. Él, seguramente, deberá presentar el plan/proyecto a sus superiores y debe estar informado, y más importante, involucrado. “entonces piensa que es más suyo que tuyo”. Puede ser y da igual. Lo importante es que tenga confianza en ti y te pueda delegar cosas. Ya llegará el momento que puedas volar de forma más independiente. Céntrate en preparar bien esos encuentros y tener los puntos claves o los puntos de reflexión e incluya recomendaciones, propuestas, alternativas, etc. específicas para que las pueda considerar, identificar y guiarte.

2.  Informa de forma regular el progreso

Crear y entregar un informe de forma regular es importante tanto para tu jefe, ya que le darás tranquilidad, como para ti mismo y poder mantener el progreso del plan/proyecto conforme la planificación. Esto puede ir de la mano de las reuniones del punto anterior. Este punto es recomendable para mantener la atención de tu superior.

El informe puede ser sencillo, fácil de interpretar (y si tiene gráficos mejor) que incluya la planificación, el progreso, los puntos clave o críticos tanto para el propio plan/proyecto como para poder cumplir el objetivo del mismo y satisfacer los receptores. Por eso es imprescindible conocer a quien va dirigido, que expectativas tienen, que desean, etc. y esto lo debe extraer de tus reuniones con tu jefe, entre otros.

Si fuese necesario, puedes informar también a otros de la organización que pueden ser de diferentes departamentos para que te puedan aportar más datos y un feed-back constructivo.

Con todo esto estas consiguiendo que su compromiso se fomente y que se sienta co-responsable del resultado final.

3.  Todo el material que entregues debe tener un impacto máximo

Muchas empresas tienen formatos estándares o normalizados para hacer presentaciones, sobre todo si es para los niveles jerárquicos superiores de las organizaciones. Asegúrate conocer las expectativas de tu empresa y sigue el guión interno/cultural/etc.

Si el plan/proyecto contiene información financiera reúnete con el departamento financiero y que te asesoren en toda esta parte de tu plan/proyecto. Puede hasta ocurrir que te ayuden y te lo preparen ellos partiendo de un borrador que debe crear o desarrollar previamente.

Los informes de los planes/proyectos suelen incluir:

  • antecedentes del proyecto
  • resumen del proyecto
  • el coste y los beneficios del proyecto
  • riesgos, valor añadido u otras consideraciones
  • recursos necesarios
  • hitos y resultados
  • recomendaciones para su aprobación

además, y para complicarlo más, debe ser “ligerito”. Olvídate de presentar/entregar un informe de 147 páginas. Aparte, tu jefe no te dejaría. Normalmente, el objetivo de un plan/proyecto es una aprobación, una visión para que ellos puedan tomar una decisión; por lo que debes facilitarle esa acción que esperan poder ejecutar basándose en tu plan/proyecto.

 4.  Consigue aprobaciones o revisiones previas

Esto ya lo he mencionado anteriormente, pero lo deseo resaltar como un consejo independiente por su importancia. Tu objetivo principal no es hacer el plan/proyecto. Tu objetivo es que tu jefe confié en ti, que te pueda asignar más proyectos, que tu pueda crecer en la empresa, que te tengan en cuenta para esa posición que puede esta disponible en algún momento. Lo más probable es que no lo presentes tu, que ni siguiera estés presente en la presentación. Será tu jefe quien lo presente y se lleve los méritos. Para ello es importante que tu jefe se haya reunido periódicamente contigo, que haya participado en el desarrollo de los puntos clave, etc.

Por ello, es imprescindible que tu jefe haga esas revisiones previas, que algún otro jefe/responsable de otra área evalúe el plan/proyecto y opine. Vas a conseguir mucho respecto y simpatía con los mandos de tu empresa. Y si tus compañeros consideran que es hacer la pelota, no debe ser tu problema ya que no lo es. Es hacer el trabajo bien.

5.  Consiga alianzas

Este consejo está muy unido al anterior. Sabes que absolutamente todos los desarrollos de las empresas, y tu plan/proyecto es uno de ello, afectan a otras áreas. ¿Si no para que se hacen planes/proyectos? Muchos tienen que ver con cambios internos o de procesos, mejoras en la eficiencias, garantizar una calidad, mejoras continuas, etc. y muchos de la empresa buscan los mismos objetivos con proyectos paralelos al tuyo. Coordinar tus acciones y el desarrollo de tu plan/proyecto con otras áreas incrementan el éxito, tu éxito.

Puede ser que tu plan no genere beneficios en tu área, pero puede que si lo genere en otros departamentos o en los resultados finales de la empresa. Por ello, busca alianzas con otros.

Existen problemas y oportunidades que puedes encontrarte en el desarrollo del plan/proyecto. Esto lo publicaré en otro artículo en breve.

¡A por ello!

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