El mito de las oficina abiertas y la comunicación

En el área de mi especialidad, el Facilities Management, existen una gran variedad de mitos que se han impregnado de tal forma en nuestra sociedad, a nivel mundial, que todos (o muchos de nosotros) la usamos como si fuese un mensaje divino con toda la autoridad que eso comprende.

Pues hoy me voy a centrar en uno de ellos para derrumbar sus argumentos que usamos como pilares robustos en nuestras conversaciones o manifestaciones cuando conversamos sobre las oficinas abiertas y el rol en las empresas modernas.

El mito:

“Las oficinas (espacios) abiertas favorecen la comunicación de los empleados”

Muchos directivos, o aspirantes a ello, cuando intentan vender su forma de dirigir y/o administrar su equipo o empresa interna o externamente suelen manifestar en reuniones “Nosotros nos movemos hacia una organización más abierta, una en donde la comunicación es muy importante”. En principio parece un mensaje muy importante, veraz y de esperanza. Esta manifestación se convierte en algo vacío, frívolo e ignorante cuando se usa para describir el porque de sus oficinas abiertas. (por ejemplo, tras una remodelación de estas o una nueva construcción).

¿Y cual es la realidad? Pues que las oficinas abiertas no convierten las empresas en empresas abiertas desde el punto de vista de las comunicaciones. El hecho es que muchas veces impiden una buena comunicación entre los empleados. Cuando los directivos manifiestan “una organización más abiertas” muchas veces se traduce inapropiadamente en una apertura espacial de sus espacios de trabajo. Lo que deberíamos entender de estas manifestaciones es que “una organización más abierta” es un lugar en donde las personas comunican rápidamente, sin obstáculos entre ellos, que puede surgir en cualquier momento no planificado según las necesidades de comunicación de modo que:

–       nuevas soluciones puedan ser desarrolladas utilizando todos los conocimientos disponibles en la empresa;

–       las unidades de negocios o departamentos trabajen de forma no jerárquica olvidando las líneas de comunicación oficiales descritas en los organigramas;

–       se eliminan las barreras para colaborar e incluso de implantan incentivos para ello;

–       todos, en la empresa, de todos los niveles, pueden manifestar sus ideas sin presiones ni represalias.

Todo perfecto. Pero esto no tiene nada que ver con la apertura física de la oficina. Esto habla de la eliminación de las jerarquías y otras barreras que impidan el flujo de datos, información, ideas y colaboraciones y el apoyo o incremento en las frecuencias de interacciones útiles y trabajos en equipos.

Lo perjudicial de este tipo de manifestaciones es que la usamos para describir nuestras oficinas abiertas o para argumentar el porque de esos puestos de trabajo en áreas abiertas. Pues bien, os voy a deleitar con algunos datos estadísticos del trabajo en espacios abiertos y cerrados. Estos datos muestran las respuestas a preguntas de cómo de bien o de mal el puesto de trabajo de la persona entrevistada soporta o apoya interacciones informales y encuentros no planificados. Muestra que las oficinas abiertas, estas interacciones no son tan buenas como en espacios cerrados. De modo que la apertura física de las oficinas de alguna forma interfiere en una buena comunicación e incluso crea alguna que otra barrera.

Este cuadro muestra las repuestas de personas que trabajan en espacios abiertos, en despachos individuales y en despachos compartidos sobre la pregunta cómo de bien o de mal el espacio de trabajo da soporte a o ayuda a las interacciones informales y encuentros no programados (espontáneos). Muestra que las oficinas abiertas ayudan a esas actividades pero no tanto como los espacios cerrados. De modo que podemos entender que el espacios abierto puede servir para conseguir este tipo de actividades, pero la realidad nos dice que para tener encuentros informales y reuniones informales (todas con fines profesionales) lo mejor es tenerlos en espacios cerrados.

Y con esto finiquitamos el mito que las oficinas abiertas se crean para mejorar las comunicaciones internas de las empresas.

Anuncios

Deja un comentario

Archivado bajo Uncategorized

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s